سجلات واجب توافرها للمراجعة الخارجية :-
يوفر المعهد لفريق المراجعة الخارجية ما يلي :
1- قائمة بأسماء المعلمين بالمعهد فى جدول ( م- الاسم – الوظيفة - التخصص – الفصول التى يدرس لها)
2- قوائم الفصول لهذا العام .
3- خطة الرحلات لهذا العام والعام الماضي .
4- قائمة بأسماء أعضاء مجلس الاباء ( توضح الاسم – الوظيفة – دوره فى المجلس ) .
محاضر الاجتماعات للعام الماضى
5- قائمة بأسماء أولياء الأمور المقترح عقد اللقاءات معهم .
6- دفاتر الزيارات الخاصة بالتوجيه ورئيس القسم مفهرسة .
7- قائمة المهام والتكليفات التى تم وضعها من قبل المعلم والمعلم الأول والتوجيه لاستخدامها على مدار العام .
8- البرامج التى تدرب عليها المعلمون لتلبية ذوى صعوبات التعلم .
9- البرامج التى صممها المعلمون لمواجهة مطالب ذوى صعوبات التعلم .
10- قوائم بأسماء الموهوبين والمتفوقين وذوى صعوبات التعلم .
11- خطط التحسين الإجرائية التى تبناها المعهد فى العام الماضي الخاصة بمجال المتعلم والمعلم .
12- الخطة الشاملة للمعهد .
13- غرفة مستقلة توضع بها وثائق لتسهيل الاطلاع عليها – جهاز كمبيوتر .... الخ.
14- خطة توزيع المنهج لهذا العام .
15- تحليل المنهج الخاص بكل مادة .
16- دفتر التحضير الخاص بكل معلم .
17- تحديد جدول اللقاءات بحيث يتم تحديد يوم لكل طرف من الأطراف المعنية .
18- ميزانية المعهد من حيث توزيع الفصول – توزيع التلاميذ – المعلمين من حيث العجز والزيادة .
19- رسم كروكى للمبنى موضح عليه توزيع الفصول وحجرات الأنشطة والإدارة وغيرها .
20- قائمة بأسماء التلاميذ المشاركين فى الأنشطة الصفية لهذا العام والخطط المقترحة .
21- قائمة بأسماء الجماعات ( الأنشطة اللاصفية ) والمعلم المسئول عن كل منها وخطته لهذا العام .
22- أبحاث التلاميذ وبعض انجازاتهم عن العام الماضي .
23- وضع الجدول الخاص بزيارة الفصول بالاتفاق مع المعهد حسب ظروفها .
24- اختبارات المتعلمين وإجاباتهم كلما تيسر عن العام الماضي .
25- قائمة من أخصائى المكتبة بأسماء المعلمين المترددين على المكتبة والكتب التى تمت استعارتها على مدار العام الماضي
26- نماذج من انتاج المعلمين باستخدام الكمبيوتر فى المواد المختلفة .
27- الاسطوانات التى توفرها الادارة التعليمية لخدمة المنهج
28- قائمة الدورات التدريبية التى تمت داخل المعهد من خلال وحدة التدريب .
29- شيتات النتيجة عن العامين الماضيين للصفوف بالمعهد.
30- قائمة بأسماء التلاميذ المشاركين فى تنفيذ الأنشطة والوسائل الإيضاحية .
31- الاتفاق بين المنسق والاخصائى الاجتماعي على الميعاد المخصص للقائه .
32- صورة من جدول المعهد اليومى
33- صورة من جدول المكتبة ، المعامل ، التربية الرياضية .
34- أشكال مشاركة المتعلمين فى التوعية الصحية .
35- سجلات المدرسين الأُول لكل مادة .
*************************************************************
جدول مقترح للزيارة
للزيارة الميدانية لمعهد/ .....................................
م الزمن المهمة القائم بالمهمة
ا .******************
1 مقابلة الفريق لعميد المعهد. والمسئولين عن المعهد وفريق الجودة
.. تعريف وترحيب مختصر. جميع أعضاء الفريق
2 مقابلة مع المنسق بحجرة المراجعين للتعرف على الوثائق جميع أعضاء الفريق
3 مراجعة للوثائق من المراجعين جميع أعضاء الفريق مع المنسق
4 استراحة
5 زيارة تجول لأعضاء الفريق بالمعهد للتعرف على الأماكن المختلفة مع عميد المعهداو المنسق و جميع أعضاء الفريق
6 اجتماع مع عميد المعهد وفريق الجودة والإدارة للتعرف على رؤية المعهد ورسالته وعمليات التقييم الذاتي وخطط التحسين . جميع أعضاء الفريق
اليوم الثانى
م الزمن المهمة القائم بالمهمة
1 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 مقابلة مع المنسق بحجرة المراجعين لترتيب العمل جميع أعضاء الفريق
3 ملاحظة+ اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 مقابلات فردية _ طلاب و مدرسون توزيع المهام
5 مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور – أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلى ( جميع أعضاء الفريق
6 استراحة
7 لقاءات جماعية الطلاب
توزيع المهام
8 مراجعة جدول اليوم التالي بين رئيس الفريق والميسر مغادرة
م الزمن المهمة القائم بالمهمة
1 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 مقابلة مع المنسق بحجرة المراجعين لترتيب العمل
3 ملاحظة + اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 مقابلات فردية _ طلاب مدرسون توزيع المهام
5 مقابلة جماعية (المدرسين- وإدارة المعهد – ومسئولي الجودة - والعاملين ( جميع أعضاء الفريق
6 استراحة
7 لقاءات جماعية مدرسون توزيع المهام
8 مراجعة جدول اليوم التالي بين رئيس الفريق والمنسق
م الزمن المهمة القائم بالمهمة
1 حضور طابور الصباح جميع أعضاء الفريق
2 مقابلة مع المنسق بحجرة المراجعين لترتيب العمل باليوم الأخير جميع أعضاء الفريق
3 ملاحظة+ اجتماع رئيس الفريق وعميد المعهد توزيع المهام
4 عقد لقاء مع فريق الجودة بالمؤسسة
5 اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة ما تم إنجازه ومناقشة التقرير الخارجي في صورته النهائية والعمل على استكمال أي عمل متصل بالانتهاء من التقرير. جميع أعضاء الفريق
6 استراحة
7 اجتماع مغلق لأعضاء الفريق للتعامل مع ما يستجد
8 اجتماع التغذية الراجعة مع مدير المؤسسة وفريق الجودة وممثلي المعنيين حول التسهيلات التي وفرتها المؤسسة لإدارة الزيارة، وابرز: جوانب التميز في أدائها- أهم التحديات- مقترحات عامة للتحسين.
شكر المؤسسة والمغادرة. مغادرة
السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة
المجال الأول: رؤية ورسالة المؤسسة
أولاً : السجلات
1- انتخاب المعلمين والأباء وأولياء
2- اجتماعات أعضاء مجلس الأباء
3- اجتماعات أعضاء المجتمع المدرسى
4- اجتماعات المجتمع المحلى
5- النشرات التعليمية والإدارية
6- البحث العلمى والدراسات
ثانياً : المحاضر
1- اجتماعات الجمعية العمومية
2- اجتماعات مجلس الأباء
3- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العاملين
4- صياغة ومراجعة رؤية ورسالة المؤسسة
5-
ثالثاً : الخطط
1- التطوير والتجديد
2- الخطة الاستراتيجية للتعليم
3- الإشراف والمتابعة والتقويم
_______________________________________________
المجال الثانى: القيادة والحوكمة
أولا: السجلات
1- التدريب- البحث العلمى والدراسات-الانشطة- والخدمات المجتمعية
2- الاشراف والمتابعة
3- متابعة المشكلات وحلها
4- الحوافز للعامليين والاداريين
5- الحضور والانصراف وملفات العامليين
6- المالية والادارية
7- مسؤلى التطوير ( تشغيل-أعطال......)
8- دفتر أحوال العامليين ( تصاريح واذونات)
9- دفتر ( اجازات)
10 دفتر 123 متحصلات ( ايرادات – تبرعات – الرسوم)
ثانيا: محاضر اجتماعات القيادة مع
1- مجلس الاباء المجتمع المحلى
2- المتعلميين, المعلميين،الاداريين
3- اجتماعات مناقشة خطط التدريب
4- اجتماعات الخاصةاعمال الاصلاح والتطوير
ثالثاً: الخطط
1- التدريب، الاشراف والمتابعة,التطوير,التجديد, الانشطة, التوعية, العمل السنوية، الطوارىء.
رابعاً : قواعد البيانات
1-القرارت والنشرات الدورية, اسماء العامليين ومهاراتهم واحتياجانهم التدريبية.
2- اسماء المتتدريبين بالمؤسسة , قائمة الدورات التدريبية وانواعها والمستفيدين منها
3- المستحدثات التكنولوجية والوسائط التعليمية والالكترونية بالمؤسسة
4- البحوث الاجرائية والقائمين عليها.
خامساً : التقارير
1- اللائحة الداخلية للمؤسسة
2 المراجعة الدورية لاوجه صرف الميزانية
3- مراجعة المسؤوليات والمهام.
______________________________________________
المجال الثالث: الموارد البشرية والمادية
أولاً: السجلات
1- العاملين والإداريين فنيين المعامل وسجل توريد المعدات والاجهزة والمعامل وجدول تشغيل المعامل
2- سجل مقارنة اداء المؤسسة وفق المعايير القومية و المؤسسات الاخرى
3- صرف الميزانيةو التبرعات المادية والعينية
4- سجل المكتبة ( مترددين- مسابقات- استعارة)
5- الانشطة والخدمات المجتمعية والخدمات الطلابية , دراسات الحالة للاخصائيين.
6- متابعة المشكلات وحلها
ثانياً : المحاضر
1- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العامليين ومحاضر اجتماعات اللجان المختلفة
2-
رابعا: الخطط
1- رفع الكفاءة المهنية للعامليين, وحدة التدريب, التنمية المهنية للمعلميين و العامليين بالمؤسسة
2- خطة العمل السنوية, الخطة التدريسية,خطة الانشطة , الخطة التدريسية و خطة الانشاءات والصيانة
3- الخطط الزمنية للانجازو خطة البعثات الداخلية و الخارجية,خطط توظيف الموارد والامكانات
ثالثاً : قواعد البيانات
1- السيرة الذاتية لأعضاء المؤسسة, الهيكل التنظيمى للمؤسسة, مسؤلى الصيانة.
2- بيانات العامليين بالمؤسسة و بيانات المكتبة والكتب بها.
3- اجهزة الكمبيوتر والمعامل والامكانات التكنولوجية المختلفة.
4- جهات الدعم الفنى
5- اعداد المرافق, المعامل, حجرات الدراسة, الملاعب والمساحات المختلفة.
6- اعداد الطلاب ذوى الاحتياجات الخاصة
رابعاً : التقارير
1- اللوائح والقوانين المنظمة للعمل وتقارير الموارد و الميزانيات المالية
2- نتائج تقارير الموارد والميزانيات المالية, صيانة الاجهزة والمعدات, دراسات الحالة للأخصائيين الاجتماعيين
3- برامج رعاية ذوى الاحتياجات الخاصة ان وجدت حالات خاصة, الجداول الدراسية
_______________________________________________
السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة
المجال الرابع: المشاركة المجتمعية
أولاً : السجلات
1- الاجتماعات المدرسية, المقابلات والزيارات و الندوات والحفلات
2- الاعلام والانشطة الاعلامية
3- الخدمات, الانشطة الصفية والاصفية, والخدمات المجتمعية
4- الخطط الزمنية للانشطة المختلفة
5- مصادر التمويل للانشطة المختلفة
6- دفتر (اثبات المنصرف)
7- دفتر 123 المتحصلات ( ايرادت المدرسة- رسوم- تبرعات-.....)
8 سجل ميزانية المدرس
9- سجل التأمين الصحى
ثانياً: المحاضر
1- اجتماعات الجمعية العمومية
2- محاضر اجتماعات مجلس الاباءء
3- اللقاءات المجتمعية الموسمية
ثالثاً : الخطط
1- الخطة الزمنية للأنشطة المجتمعية
2- خطة الشراكة المجتمعية
3- خطط خدمة المجتمع
4- خطة التوعية
5- خطة توظيف الموارد والامكانات
6- خطة الانشاءات والصيانة
7- مواجهة الأزمات
رابعاً : قواعد البيانات
1- قوائم الجمعيات الأهلية والمؤسسات المختلفة
2- اسماء المشاركيين فى الانشطة المختلفة
3- قوائم بالمتطوعيين الذين يمكن الاستعانة بهم
4- قائمة بالموارد المختلفة ومصادرها
5- قائمة بمراكز التدريب الخارجية
6- قائمة بمراكز الاستشارات التربوية
خامساً : التقارير
1- احتياجات المؤسسة من المجتمع المجلى
2- قائمة بالمساعدات التى تقدمها المؤسسة للمجتمع المحلى
3- برامج التوعية المجتمعية
4- برامج محو الامية
5- برامج التوعية الصحية
_______________________________________________
المجال الخامس: توكيد الجودة والمساءلة
أولاً : السجلات
1- سجل المتابعة الداخلية ( مدير المؤسسة)
2- سجل متابعة الموجهيين
3- سجل متابعة كبار الزوار
4- دفتر الانذارت و الغياب
5- سجل الاشراف اليومى
6- سجل متابعة المدرس الاول والوكيل
7- سجل حضور الاجتماعات
8- سجل الحضور والانصراف
9- سجل الندوات واللقاءات
10- السجلات المالية والادارية
11- سجل الامتحانات والكنترول والنتائج
ثانياً : المحاضر
1- محضر اجتماعات مجتمع المؤسسة
ثالثاً : الخطط
1- خطة العمل داخل المؤسسة
2- خطة توزيع المهام على العامليين بالمؤسسة
3- الخطط الزمنية للانجاز
رابعاً: قواعد البيانات
1- اللوائح و القوانيين المنظمة للعمل
2- استمارات التقويم الذاتى
3- استمارات لتقويم البرامج
خامسا: التقارير
1- تقارير القيادات ( المدير- الوكيل- المدرس الاول)
2- تقارير المتابعة الكمية والكيفية
3- نتائج المتعلمين ومستوى ادائهم
4- نتائج التقويم الذاتى للمؤسسة
_______________________________________
السجلات والبيانات التي يجب فحصها بالمجالات المختلفة
المجال السادس: المتعلم
أولاً : السجلات
1- سجل تحويل صحة( عيادة التأمين)
2- دفتر انذارات الغياب
3- سجل الانشطة الصفية واللاصفية
4- سجل الاذاعة
5- سجل المتعلمين الموهوبيين
6- سجل ذوى الاحتياجات الخاصة
7- سجل الهلال الاحمر
8- سجل حالات الادمان والحالات المرضية المزمنة
9- سجل نتائج الامتحانات
10- سجل التكريم وسجل الغياب
11- سجل المكتبة
12- سجل التردد على الحاسب الالى
ثانياً: الخطط
1- البرامج الخاصة بذوى الاحتياجات الخاصة
2- الانشطة الصفية والاصفية
3- البرامج المعدة لضعاف المتعلمين
4- برامج تدريبية لمواجهة الازمات والحالات الطارئة
5- البرامج التدريبية على استخدام التكنولوجيا والحاسب الالى
ثالثاً : قواعد البيانات
1- قائمة المسابقات المحلية والدولية التى يمكن الاشتراك بها
2- قائمة بالانشطة العلمية والثقافية التى يمكن ممارستها
3- اسماء المشاركين فى الانشطة المختلفة
4- اسماء المشاركين فى المسابقات المختلفة
رابعاً : التقارير
1- نتائج الامتحانات السنوية
2- نتائج الامتحانات الشهرية
3- ملفات الانجاز للمتعلميين
4- قوائم المكرمين فى المسابقات المختلفة
5- البرامج التربوية المختلفة التى تنفذها المؤسسة وترتبط بالمتعلمين
6- منتجات المتعلمين فى الانشطة المختلفة
7- نماذج لاسهامات المتعلمين فى حل بعض مشكلات المؤسسة
8- لوحة الشرف بالمؤسسة وداخل الفصل
_____________________________________
المجال السابع: المعلم
أولاً : السجلات
1- تحضير الدروس, الريادة, الانشطة, الدرجات , مستوى المتعلمين
2- الانشطة الصفية واللاصفية وسجل الاذاعة والمتعلمين الموهوبين والمتفوقيين
3- ذوى صعوبات التعليم والاحتياجات الخاصة والحضور والانصراف
4- الاجتماعات و المتابعات الخارجية والاشراف اليومى
5- تقارير التقويم الداخلى للمؤسسة والحوافز والجزاءات
6- المكتبة والمعامل ووحدة التدريب
ثانياً : المحاضر
1- اجتماعات معلمي المواد المختلفة
2- الاجتماعات الدورية بين المعلميين والادارة المدرسية
ثالثاً : الخطط
1- الانشطة والجدول المدرسى الاشراف والمتابعة والتقويم
2- رفع الكفاءة المهنية للمعلمين
رابعاً : قواعد البيانات
1- المعلمين وتخصصاتهم ومؤهلاتهم
2- اللوائح المنظمة للعمل
3- مصادر المعرفة والمواقع الالكترونية المرتبطة باحتياجات المعلمين
4- الدورات التدريبية المختلفة وادوات التقويم التى يستخدمها المعلم
5- النصاب التدريسى للمعلم والمقررات التى يقوم بتدريسها
6- اسهامات المعلم فى تطوير العمل بالمعهد
7- اسهامات المعلم فى خدمة المجتمع المحلى للمعهد
خامساً : التقارير
1- ملف انجاز المعلم
2- المتابعة الداخلية, المتابعة والزيارات الخارجية, الموجهيين
3- نتائج استبيانات رضا اولياء الامور والمعنيين بالمعلم
4- برامج تدريب المعلمين والبحوث والدراسات التى يعدها المعلمون
5- الانشطة التى يصممها وينتجها المعلمون
_____________________________________________
المجال الثامن: المنهج الدراسى
أولاً : السجلات
1- الإذاعة المدرسية, وحدة التدريب
2- الوحدة المنتجة (توريد- شراء -متحصلات- .....
3- الوسائل التعليمية
4- البحث العلمى والدراسات
5- الانشطة والخدمات المجتمعية
6- المواد العلمية
ثانياً : المحاضر " محاضر اجتماعات مع معلمي المواد الدراسية المختلفة "
ثالثا : الخطط
1- رحلات وزيارات مرتبط بالمنهج
2- برامج تدريبية للمعلمين فى المواد الدراسية المختلفة
3- الخطط الزمنية للمقرارت المختلفة
4- الطرق والاساليب المتبعة فى التدريس
5- اساليب التقويم المتبعة
رابعا : قواعد البيانات
1- قائمة الوسائط التعليمية المستخدمة لكل مادة دراسية
2- قائمة بخامات البيئة المرتيطة بالمنهج المدرسى
3- قوائم بمجموعات الأنشطة
خامساً : التقارير
1- تقارير خاصة بالمتوفر والمطلوب من الكتب الدراسية للمواد المختلفة والادلة
2- نمو الجوانب المهارية المختلفة للمتعلمين
____________________________________________________
المجال التاسع: المناخ المدرسى
ثانيا: سجلات:
1- الجدول المدرسي
2- شئون الطلبة والعاملين ودفتر انذارات الغياب وملفات العاملين
3- دفتر 130 احوال عاملين
4- سجلات الاخصائى ومجلس المعلمين واحوال المتعلمين
5- الحوافز
6- وحدة التدريب والجودة فى الارشاد النفسى والاكاديمي
7- سجل الاذاعة
ثالثا: محاضر
1- اجتماعات العاملين بالمعهد
2- اجتماعات مجلس الامناء
3- الجمعية العمومية
4- اللقاءات والاجتماعات الدورية مع العاملين
رابعا: خطط
1- خطط لبرامج ارشادية
2- خطط لبرامج تدريبية للمعلمين
3- لبرامج تحفيز العامليين بالمؤسسة
4- خطط لحل المشكلات التعليمية
5- خطط لمشاركة أولياء الامور والمجتمع المحلى فى امور رعاية العاملين والمتعلمين
خامسا: قواعد بيانات
1- قائمة بادوار ومهام العاملين بالمؤسسة
2- اللوائح والقوانين المنظمة للعمل
3- المناسبات الثقافية و الاجتماعية
4- الانشطة المختلفة للمعهد
سادسا: تقارير
1- نشرات التوعية والارشاد
2- ميثاق مهنى واخلاقى للعاملين بالمؤسسة
3- البطاقات الصحية للعاملين والمتعلمين
4- لافتات وارشادات معلقة لقواعد النظام والنظافة
5- مجلات وملصقات توضح قواعد العمل
